Conservazione sostitutiva: una via da seguire

L'obbligo di fatturazione elettronica accelera l'evoluzione verso i processi digitali, favorendo l'adozione della conservazione sostitutiva, ancora poco diffusa nel nostro Paese.

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La conservazione sostituiva è un tema da molto tempo al centro dell’attenzione delle aziende. Non solo le più grandi, che si devono confrontare con enormi moli di informazioni e moduli cartacei, ma anche del vasto ecosistema di PMI. Una spinta in tal senso sta arrivando dall’obbligo di fatturazione elettronica che ha portato anche le aziende più piccole a sperimentare e forse anche ad apprezzare i possibili vantaggi offerti dalla digitalizzazione

Tuttavia, in Italia il livello di diffusione della conservazione sostitutiva è inferiore a quanto dovrebbe essere, considerando anche che la normativa, che a volte costituisce un ostacolo all’affermazione delle nuove tecnologie, in questo contesto è stata invece, costantemente adeguata per rispondere ai cambiamenti tecnologici.

Quattro sono le principali norme di riferimento:

  • DPCM 22 febbraio 2013, che stabilisce le regole tecniche per la generazione, l’apposizione e la verifica della firma digitale;
  • il DPCM del 3 dicembre 2013, che definisce le “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”;
  • il Decreto del 17 giugno 2014, che tratta e la connessione tra gli obblighi fiscali e i documenti digitali, inclusa la loro modalità di riproduzione;
  • il Decreto del 13 novembre 2014, che fornisce le “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni”.

Un altro tassello essenziale in questo percorso è rappresentato dal responsabile della conservazione, che è una figura professionale che richiede competenze tecniche e normative per riuscire a svolgere al meglio un ruolo che comprende aspetti organizzativi, procedurali, tecnici, giuridici e normativi.

L’utilità della conservazione sostitutiva

Molte sono le ragioni che dovrebbero indurre le aziende a indirizzarsi verso la conservazione sostitutiva.

In prima battuta la possibilità di ridurre i costi di gestione oltre che quelli legati al consumo e alla conservazione di grandi quantità di documenti cartacei. Una possibilità che richiede, tuttavia, di indirizzarsi verso processi digitalizzati e che deve interessare l’azienda nel suo complesso, partendo dai vertici per estendersi a tutti i livelli verso il basso.

La digitalizzazione permette, potenzialmente, anche di favorire la ricerca delle informazioni grazie alla presenza dei metadati e di migliorare la sicurezza. Inoltre, una buona struttura dei processi favorisce l’attribuzione dell’autorialità e del valore probatorio dei documenti digitali, ai quali viene apposta una firma digitale e una marca temporale.

Questo richiede che vengano stabilite e applicate delle procedure e dei protocolli informatici gestiti da specifici software e da adeguati sistemi di Content Management, che siano dotati di adeguate funzionalità di recovery, di indicizzazione e recupero rapido delle informazioni richieste, così da rendere più agevole e veloce il lavoro del personale.

L’obiettivo è di rendere le informazioni non solo facilmente accessibili, ma anche condivisibili sia all’interno sia all’esterno dell’azienda.

Tra le aziende italiane che forniscono supporto per avviare un percorso verso la conservazione sostitutiva ricordiamo Savino Solution, azienda che fornisce e servizi di progettazione, sviluppo e consulenza ICT per la conservazione digitale di documenti e record, certificata Agid.

“Grazie all’utilizzo di un sistema di conservazione digitale apposito e a norma – osserva Nicola Savino, amministratore dell’omonima azienda – non sarà più necessario stampare carta, si potrà evitare di buttare via i soldi per la realizzazione delle stampe, nonché sarà possibile evitare tutti gli errori che possono avvenire se le procedure sono eseguite in maniera manuale”.

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